Politique de confidentialité
GENIAFLOW — dernière mise à jour : 3 septembre 2026
1. Qui traite vos données
Le service GENIAFLOW est édité par Antony SELISE, entrepreneur individuel sous régime de la micro-entreprise, exerçant sous le nom commercial GENIAFLOW.
| SIREN | 839 075 355 |
|---|---|
| SIRET (établissement principal) | 839 075 355 00041 |
| Code APE | 7022Z — Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion |
| Siège | 47 rue Vivienne, 75002 Paris, France |
| Immatriculation au RNE | 30 mars 2026 |
Contact pour toute question relative aux données personnelles : antony.selise@geniaflow.fr — 07 72 30 05 34.
2. Deux rôles distincts, deux responsabilités
GENIAFLOW intervient sous deux casquettes, et il est important de les distinguer.
Sous-traitant, pour les données de nos clients professionnels
Lorsqu'une entreprise cliente — un artisan, une société de génie climatique — utilise GENIAFLOW, elle reste responsable du traitement des données de ses propres clients et prospects. Nous agissons alors comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : nous traitons ces données uniquement sur instruction de notre client, pour lui rendre le service convenu, et jamais pour notre compte.
Responsable de traitement, pour nos propres données
Nous sommes en revanche responsables du traitement pour les comptes des utilisateurs de notre plateforme, pour nos échanges commerciaux, et pour notre propre activité de prospection.
3. Données traitées
Pour le compte de nos clients professionnels
| Catégorie | Détail |
|---|---|
| Coordonnées | Nom, prénom, téléphone, adresse email, adresse postale des clients et prospects de notre client |
| Rendez-vous | Date, heure, adresse d'intervention, motif, technicien affecté |
| Messages | Objet, expéditeur, destinataire, date et identifiants de fil des emails détectés ; le corps d'un message reçu est conservé lorsqu'une réponse est préparée à partir de lui |
| Documents | Devis et factures : numéro, montant, échéance, pièce jointe PDF |
| Appels | Numéro appelant, horodatage, déroulé de la conversation avec l'agent vocal |
| SMS | Numéro, contenu des messages de confirmation et de rappel |
Pour notre propre compte
| Catégorie | Détail |
|---|---|
| Comptes utilisateurs | Nom, adresse email, fonction, mot de passe (stocké sous forme d'empreinte, jamais en clair) |
| Prospection | Coordonnées professionnelles d'entreprises, issues de sources publiques, et historique de nos échanges |
| Journaux techniques | Erreurs applicatives, adresses IP de connexion, horodatages, à des fins de sécurité et de diagnostic |
4. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fournir le service souscrit par notre client professionnel | Exécution du contrat |
| Détecter les devis et factures, préparer et envoyer les relances (par le serveur d'envoi du service, non par l'API Gmail) | Exécution du contrat conclu avec notre client |
| Prendre et gérer les rendez-vous | Exécution du contrat |
| Sécuriser la plateforme, diagnostiquer les pannes | Intérêt légitime |
| Prospection commerciale auprès de professionnels | Intérêt légitime, avec droit d'opposition à tout moment |
Traitement automatisé. Le service classe automatiquement les réponses reçues et rédige des propositions de messages. Ces traitements ne produisent aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative une personne : les messages sont soumis à la validation du client, et aucune conclusion défavorable n'est tirée automatiquement à l'égard d'un prospect ou d'un client.
5. Utilisation des données issues des API Google
L'usage que GENIAFLOW fait des informations reçues des API Google respecte la Politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris ses exigences d'utilisation limitée.
Autorisations demandées, et pourquoi
| Autorisation | Ce qu'elle permet, et à quoi elle sert ici |
|---|---|
gmail.readonly |
Lire les messages de l'utilisateur pour y reconnaître les devis et factures
qu'il a lui-même envoyés, y lire le montant dans la pièce jointe, et repérer
les réponses de ses clients dans le fil correspondant. Sans cette lecture, aucune détection
n'est possible. Les messages du dossier « Envoyés » servent également à établir un profil de style d'écriture propre au gérant, afin que les brouillons proposés par le service lui ressemblent. Seul le profil obtenu — tournures, formules d'usage, niveau de langue — est conservé ; les messages analysés ne le sont pas. Cette analyse peut être désactivée depuis le tableau de bord. |
gmail.send |
Envoyer des messages depuis l'adresse de l'utilisateur, pour que ses destinataires voient un expéditeur qu'ils reconnaissent. Trois usages, et trois seulement : l'email de réinitialisation du mot de passe de son tableau de bord ; les emails de prospection qu'il a lancés ; et les réponses qu'il adresse à ses prospects depuis le service. Les relances de devis, elles, n'empruntent pas cette autorisation : elles partent par le serveur d'envoi du service, ou par le serveur SMTP de l'utilisateur s'il en a configuré un. |
gmail.modify |
Retirer l'étiquette « non lu » d'un message une fois traité, pour ne pas le traiter deux fois. Cette autorisation n'est utilisée à aucune autre fin : aucun message n'est supprimé, déplacé ni modifié. |
calendar |
Lire les disponibilités de l'utilisateur pour proposer des créneaux, y inscrire les rendez-vous pris par l'agent vocal, et les retirer en cas d'annulation. |
Ce que nous n'en faisons pas
Ces données ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, jamais vendues, jamais cédées à des tiers, et jamais employées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes.
Aucun être humain ne les consulte, sauf dans les cas prévus par la politique de Google : accord exprès de l'utilisateur, nécessité liée à la sécurité, obligation légale, ou opérations internes après agrégation et anonymisation. Le diagnostic d'un incident se fait sur les journaux techniques ; l'accès à une donnée réelle suppose l'accord de l'utilisateur concerné.
Conservation des données Google
Nous ne conservons ni copie de la boîte de réception, ni archive de l'agenda. Sont enregistrés sur le serveur dédié de l'entreprise cliente, et pour la seule durée du contrat :
- les métadonnées des messages détectés — objet, expéditeur, destinataire, date, identifiants de fil et de pièce jointe ;
- le corps d'un message reçu, lorsqu'une réponse est préparée à partir de lui ;
- les rendez-vous créés par le service : date, heure, adresse d'intervention, motif.
Le jeton d'accès est chiffré. À la révocation de l'autorisation ou à la fin du contrat, il est supprimé et les données associées le sont dans les 30 jours. L'utilisateur peut révoquer l'accès à tout moment depuis les paramètres de sécurité de son compte Google, sans passer par nous.
Décisions automatisées
Le service rédige des brouillons et classe des réponses, mais ne prend aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard des personnes concernées. Les envois sont soumis à la validation de l'entreprise cliente, sauf lorsqu'elle a expressément activé un envoi automatique, qu'elle peut désactiver à tout moment.
6. Destinataires et sous-traitants
Nous faisons appel aux prestataires suivants, chacun pour une fonction précise :
| Prestataire | Fonction | Localisation |
|---|---|---|
| Hetzner | Hébergement du serveur dédié | Allemagne (UE) |
| Messagerie et agenda de l'utilisateur, via ses API | États-Unis | |
| Microsoft | Messagerie et agenda, pour les utilisateurs Outlook | États-Unis |
| OpenAI | Rédaction de brouillons, lecture des documents, classification des réponses | États-Unis |
| Retell AI | Agent vocal téléphonique | États-Unis |
| Twilio | Acheminement des appels et des SMS | États-Unis |
| Resend | Acheminement des emails sortants du service — relances de devis et notifications ; l'utilisateur peut lui préférer son propre serveur SMTP | États-Unis |
| Telegram | Notifications internes vers l'équipe de notre client | Hors UE |
| Sentry | Détection des erreurs techniques | États-Unis |
| Netlify | Hébergement du site geniaflow.fr — journaux de visite | États-Unis |
Les transferts hors Union européenne s'appuient sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou sur une décision d'adéquation, selon le prestataire.
Telegram fait exception et nous le signalons plutôt que de le taire : ce service achemine des notifications internes vers l'équipe de notre client — nom et téléphone d'un appelant, objet d'une intervention — sans que nous disposions d'un encadrement contractuel équivalent. Une entreprise cliente qui ne le souhaite pas peut demander la désactivation de ces notifications ; le service fonctionne alors sans elles.
Cette liste peut évoluer. Nous informons nos clients professionnels de tout ajout ou remplacement de sous-traitant au moins 30 jours avant sa mise en service, par email. Un client qui s'oppose à ce changement dans ce délai peut résilier son contrat sans pénalité, si aucune solution alternative ne peut lui être proposée.
7. Hébergement et sécurité
- Un serveur dédié par client. Les données d'un client ne cohabitent jamais avec celles d'un autre : chaque entreprise dispose de sa propre machine et de sa propre base de données.
- Chiffrement des secrets. Les mots de passe de messagerie et les jetons d'accès Google et Microsoft sont chiffrés en base ; ils ne sont jamais stockés en clair.
- Empreintes de mots de passe. Les mots de passe de connexion à la plateforme sont conservés sous forme d'empreinte cryptographique irréversible.
- Sauvegardes chiffrées, avec une phrase secrète distincte des clés de production.
- Transport chiffré. Tous les échanges avec la plateforme passent par HTTPS.
- Accès administrateur restreint par clé cryptographique, sans mot de passe.
En cas de violation de données — accès non autorisé, perte, divulgation — nous informons l'entreprise cliente concernée dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les éléments dont nous disposons : nature de l'incident, données et personnes concernées, mesures prises. Il appartient au client, responsable du traitement, de procéder à la notification à la CNIL et, le cas échéant, aux personnes concernées.
Les personnes ayant accès aux données dans le cadre de leurs fonctions sont tenues à une obligation de confidentialité. Sur demande écrite d'un client professionnel, et au maximum une fois par an, nous mettons à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de nos obligations, et nous nous prêtons à un audit qu'il diligente, sous réserve d'un préavis raisonnable et d'un engagement de confidentialité.
8. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Fiche supprimée (corbeille) | 30 jours, puis effacement définitif |
| Liens de réservation et de modification envoyés aux clients | 7 jours |
| Données du service | Durée du contrat, puis 30 jours pour permettre un export, avant suppression définitive |
| Journaux techniques et d'erreurs | 12 mois |
| Prospects commerciaux sans relation contractuelle | 3 ans à compter du dernier contact |
9. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité, et d'opposition au traitement de vos données.
Si vous êtes le client d'une entreprise utilisant GENIAFLOW, adressez votre demande directement à cette entreprise : c'est elle qui décide de l'usage de vos données. Nous l'assisterons pour y répondre.
Dans les autres cas, écrivez à antony.selise@geniaflow.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois, que nous pouvons proroger de deux mois lorsque la demande est complexe ou nombreuse, en vous en informant.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
10. Cookies
La plateforme n'utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience tierce. Un jeton de session est conservé dans votre navigateur, le temps de votre connexion, pour vous maintenir authentifié. Il est strictement nécessaire au fonctionnement du service.
11. Documents liés
Les conditions générales d'utilisation complètent le présent document.
12. Modification de cette politique
Nous pouvons faire évoluer ce document. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de changement substantiel, nos clients sont informés par email.